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E-Mail-Archivierung

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E-Mail-Archivierung: Warum sie wichtig ist

Entdecken Sie die wesentlichen Gründe für die E-Mail-Archivierung und wie sie Ihr Unternehmen unterstützt.

Drei wesentliche Gründe für die E-Mail-Archivierung

  • Datensicherung: Sie möchten die E-Mails archivieren, um sicherzustellen, dass versehentlich gelöschte Nachrichten von Mitarbeitern problemlos wiederhergestellt werden können.
  • Entlastung des Postfachs: Durch die Archivierung älterer E-Mails (z. B. älter als 6 Jahre) werden diese aus dem Postfach entfernt, bleiben jedoch über MailStore jederzeit zugänglich.
  • Gesetzliche Vorgaben: In Deutschland sind Unternehmen verpflichtet, geschäftsrelevante E-Mails zu archivieren. Dies betrifft insbesondere E-Mails, die als Handels- oder Geschäftsbriefe gelten oder für steuerliche Zwecke relevant sind. Die gesetzlichen Grundlagen hierfür sind:
    • Handelsgesetzbuch (HGB)
    • Abgabenordnung (AO)
    • GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff)

Weitere Gründe für die E-Mail-Archivierung

  • Nachweisbarkeit: E-Mails dienen als Beweismittel in rechtlichen Auseinandersetzungen. Eine ordnungsgemäße Archivierung stellt sicher, dass sie unverändert und rechtssicher vorliegen.
  • DSGVO-konforme Dokumentation: Für bestimmte Vorgänge (z. B. Kundenanfragen oder Vertragsabschlüsse) kann die Archivierung auch aus Datenschutzgründen notwendig sein, um dokumentieren zu können, welche Daten verarbeitet wurden.
  • Schneller Zugriff auf historische Daten: Eine zentrale Archivierung ermöglicht es, auch Jahre später E-Mails schnell wiederzufinden – unabhängig davon, ob ein Mitarbeiter das Unternehmen verlassen hat oder die E-Mail im Postfach gelöscht wurde.
  • Schutz vor Manipulation: Archivierungslösungen wie MailStore schützen E-Mails vor unbefugtem Zugriff oder Veränderungen.
  • Verfügbarkeit: Selbst bei Systemausfällen oder Angriffen (z. B. Ransomware) sind archivierte E-Mails sicher und wiederherstellbar.
  • Transparenz: Alle relevanten Informationen bleiben nachvollziehbar.

Besonderheit: Interne E-Mails

Interne E-Mails, die ausschließlich der Kommunikation innerhalb des Unternehmens dienen und keinen Bezug zu steuerlichen oder handelsrechtlichen Vorgängen haben, unterliegen in der Regel nicht der Archivierungspflicht. Allerdings ist Vorsicht geboten: Sobald solche E-Mails Informationen enthalten, die für die Buchführung, Besteuerung oder andere rechtlich relevante Prozesse wichtig sind, müssen auch diese archiviert werden.

Empfehlung: Klare Archivierungsrichtlinien

Es ist ratsam, eine klare Richtlinie zur E-Mail-Archivierung einzuführen, um sicherzustellen, dass alle relevanten E-Mails ordnungsgemäß archiviert und unnötige Archivierungen vermieden werden.

MailStore: Die perfekte Lösung für rechtskonforme E-Mail-Archivierung

Die Archivierung geschäftlicher E-Mails ist nicht nur ein wichtiges Mittel zur Sicherung Ihrer Daten, sondern auch eine gesetzliche Pflicht gemäß GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form). Mit MailStore bieten wir Ihnen eine leistungsstarke und zuverlässige Lösung, die alle Anforderungen der gesetzlichen Archivierungspflichten erfüllt.

Warum MailStore für die E-Mail-Archivierung?

  • Rechtskonformität: MailStore sorgt dafür, dass Ihre E-Mails revisionssicher archiviert werden, wie es die GoBD und andere gesetzliche Regelungen vorschreiben.
  • Sicherheit: Ihre Daten werden verschlüsselt gespeichert und vor unbefugtem Zugriff geschützt.
  • Effizienz: Durch die zentrale Archivierung reduzieren Sie Speicherplatzbedarf und vereinfachen die Verwaltung Ihrer E-Mails.
  • Schnelle Wiederherstellung: Sie können jederzeit auf archivierte E-Mails zugreifen – ideal für den Fall von Datenverlust oder rechtlichen Anforderungen.
  • Kompatibilität: MailStore ist mit allen gängigen E-Mail-Servern wie Microsoft Exchange, Microsoft 365 und IMAP-Diensten kompatibel.

Vorteile für Unternehmen

  • Revisionssichere Archivierung: Erfüllen Sie die gesetzlichen Anforderungen und schützen Sie sich vor möglichen Strafen oder Bußgeldern.
  • Entlastung Ihrer IT: Sparen Sie Speicherplatz und minimieren Sie die Belastung Ihres E-Mail-Servers.
  • Einfache Integration: Die Installation und Einrichtung von MailStore ist unkompliziert und schnell umsetzbar.
  • Kosteneffizienz: Langfristig sparen Sie durch die optimierte Verwaltung und reduzierte Ausfallzeiten wertvolle Ressourcen.

Unsere Unterstützung

    Als erfahrenes IT-Systemhaus in Mannheim beraten wir Sie gerne bei der Einführung von MailStore in Ihrem Unternehmen. Wir übernehmen die Planung, Implementierung und Wartung der Lösung, damit Ihre E-Mails sicher und rechtskonform archiviert werden.

Kontaktieren Sie uns

Kontaktieren Sie uns jetzt und lassen Sie sich zur E-Mail-Archivierung mit MailStore beraten! Ihre IT ist bei uns in sicheren Händen – auch deutschlandweit.

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